Digitalizace účetnictví: Jak jsme na tom v Česku?

Komora certifikovaných účetních (KCÚ) nedávno realizovala průzkum mezi stovkou účetních firem s 11 až 50 zaměstnanci zaměřený na digitalizaci účetnictví a využívání nových technologií. Výsledek? Ačkoli má 76 % účetních k novým technologiím kladný vztah a rádi si rozšiřují své znalosti v této oblasti, 65 % jich faktury stále tiskne, uchovává v papírové podobě (67 %) a klientovi je předává uspořádané v šanonu (59 %). Snažili jsme se zamyslet nad tím, z čeho onen nezájem či nechuť k digitalizaci účetních dokladů pramení. Důvodů jsme přitom našli hned několik a podrobněji si je probereme v tomto článku.

Důvod č. 1: Nedostatečná technologie

Jak ukázal výše zmíněný průzkum, není to o tom, že by účetní samotné technologie neznali a nechtěli je využívat. Ostatně 59 % dotázaných posílá faktury v digitální podobě e-mailem. Problémem je ovšem to, že současné účetní systémy v Česku nejsou na digitalizaci účetních dokladů vůbec připraveny a pracovat s archivem dokumentů přímo v nich ve větším rozsahu prakticky není možné.

V rámci digitalizace účetních dokladů se přímo nabízí jejich sdílení s klienty v cloudovém úložišti, které je vhodné na vzdálené zálohování dokladů, i z pohledu elektronické bezpečnosti. Ačkoli pojem cloud zná 71 % dotázaných, aktivně ho využívá jen 29 % z nich. Mezi účetními naopak stále vede připojení ke vzdálené ploše.

Důvod je zřejmý – na českém trhu v současnosti neexistuje žádný komplexní účetní systém, který by v cloudu fungoval. Některé, jako například iDoklad nebo Fakturoid, se o to sice snaží, ale ze své podstaty jsou stále jen fakturačními systémy a jejich další funkce jsou pro účetní nedostatečné.

Důvod č. 2: Stagnující legislativa

Ani česká legislativa se v tomto směru nijak výrazně neposunuje. Účetní jednotky nesměřuje k tomu, aby některé dokumenty (např. doklady k transakcím nad určitou hodnotu), archivovaly i v digitální podobě. Na druhou stranu jim ukládají požadavky na zajištění tzv. nezměnitelnosti elektronické kopie dokladů a shody s originálem. Jak toho ale docílit? Snad autorizovanou konverzí, která ale u jednoho dokumentu zabere řádově několik minut a za jednu stranu zaplatíte 30 Kč. Případně časovými razítky, což je pro běžné účetní opět časově náročná záležitost. Proč to ale dělat? V čem je listinný dokument “originálnější” než jeho digitální kopie? Pokud byste chtěli doklad pozměnit, dokážete to přece stejně dobře v elektronické i v tištěné podobě.

S čistě digitálním účetnictvím byste tak mohli u finanční správy narazit. I úředníci jsou zvyklí spíš na tužku a papír, než na nové technologie. Jejich zvyk ovšem nevypovídá nic o tom, zda to je správný přístup. Pokud nebude ze strany státu přijata přesná a jasná legislativa, budou se úředníci i účetní raději držet zažitých postupů, aby neriskovali případná nedorozumění a nedostatečnou obhajobu při kontrole.

Důvod č. 3: Nepochopení ze strany klientů

Aby se ledy pohnuly, musel by přijít tlak nejen ze strany účetních, ale i jejich klientů. Pro ně je účetnictví v 99 % nutným zlem, ve kterém nevidí nic přínosného a nechtějí do něj investovat víc, než je nutné. Digitalizace papírových dokladů by si přitom navýšení cen určitě vyžádala – představuje totiž práci a datové úložiště navíc. I přesto je ale potřeba klienty v této oblasti vzdělávat a vysvětlit jim přínos digitalizovaných dokladů. Uložené v cloudu na serverech v zabezpečných místnostech jsou data v mnohem větším bezpečí, než vytisklé v šanonu, který mohou při nečekaném požáru pohltit plameny nebo je třeba odnést velká voda.

A proto…

Zálohujte, zálohujte a zase zálohujte

Děláme to tak i my v MONEUS. Z výše uvedených důvodů i u nás listinné dokumenty pořád vedou. Směřujeme ovšem k předávání maximálního možného množství dat v digitálních formátech vhodných k importu (např. vystavené faktury nebo bankovní výpisy). Všichni naši klienti dnes mají nějaké datové úložiště, přes které nám elektronicky předávají část podkladů a výstupů ze svých systémů.

Kromě dokladů v listinné podobě se snažíme maximálně zabezpečit i samotné účetnictví klientů v digitální podobě. Naše účetní databáze se proto vždy zálohují na tři různá místa tak, aby všechna účetní data mohla být v případě selhání jednoho z úložišť obnovena. Navíc, ze zachované účetní databáze lze provést takřka kompletní rekonstrukci účetnictví, i kdyby byly zničeny samotné doklady.

Potřebujete pomoci s účetnictvím?

Obraťte se na nás