E-faktura: Co to je a proč ji využít

V praxi jste se už určitě setkali nebo pravidelně pracujete s vystavenými či přijatými fakturami v elektronické podobě, nejčastěji patrně v PDF. Ta ale představuje jen digitální verzi klasické faktury, pod pojmem elektronická faktura či e-faktura se totiž skrývá něco zcela jiného.

Faktura jako datový soubor

Elektronická faktura tedy není shodná s fakturou zaslanou v PDF elektronickou poštou. Co se ale pod tímto názvem skrývá? E-faktura je ve své podstatě datový soubor, který můžete vystavit v účetním systému. Příjemce faktury ho pak může zobrazit jako klasickou fakturu v PDF a vytisknout si ji, nebo tento soubor se všemi informacemi rovnou nahrát do svého účetního systému.

Datový soubor se mezi účetními systémy předává prostřednictvím elektronické výměny dat, zkráceně EDI (Electronic Data Interchange). Pro tyto účely se používá formát ISDOC (Information System Document), respektive ISDOCX. Ten slouží jako standard pro elektronickou fakturaci v Česku, vytvořen byl sdružením ICT Unie a pracuje s ním drtivá většina účetních systémů.

Rychle a bez chyb

E-faktura je co do rychlosti a pohodlí výhodná jak pro vystavovatele faktur, tak pro jejich příjemce. Vystavovatel fakturu vystaví přímo v systému, kde ji rovnou zaúčtuje a odtud ji také pošle příjemci faktury. Ten ji rovnou importuje do svého účetního programu, čímž se nejen šetří čas zaměstnanců, ale také se eliminují případné chyby vzniklé při ručním zadávání informací z faktury do systému.

Jak je to z pohledu práva

Ministerstvo financí a Finanční správa již několik let jasně říkají, že listinná a elektronická faktura jsou z pohledu legislativy zcela rovnocenné. Je ovšem potřebné, aby i elektronická faktura splňovala požadované vlastnosti. Jaké vlastnosti to jsou?

Vymezuje je předně zákon o DPH, který jasně říká, že daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu a lze ho převést z listinné podoby do elektronické a naopak, pokud je stále zaručena věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost.

Věrohodnost a neporušenost elektronické faktury je pak nejčastěji zajišťována již zmíněným formátem EDI pro elektronickou výměnu informací. Jedná se o předepsaný standardní formát pro výměnu obchodních dat schválený Evropskou komisí. Příjemce elektronické faktury musí pro zajištění věrohodnosti a neporušenosti zajistit existenci jednoznačné vazby mezi informacemi přenesenými prostřednictvím EDI a tímto daňovým dokladem.

Nepříliš rozšířená forma

Ačkoli výhody elektronické faktury převažují, v praxi ji údajně používají asi jen 4 procenta českých podnikatelů. Proč tomu tak je, když s touto formou daňového dokladu nemá problémy ani Finanční správa? Z našeho pohledu je hlavní příčinou především nízké povědomí o tom, co e-faktura ve skutečnosti je a jak funguje. Věřím, že jsme vám to tímto článkem alespoň trošku osvětlili.