eNeschopenky: Jaké změny přináší podnikatelům?

Od 1. ledna 2020 začne ostrý provoz elektronické agendy pro dočasnou pracovní neschopnost, nazvané eNeschopenka. Ta by měla zrychlit předávání informací mezi lékaři, zaměstnavatelem a Českou správou sociálního zabezpečení. Nový systém se dotkne nejen lékařů a nemocných zaměstnanců, ale také zaměstnavatelů a OSVČ.

Jak bude eNeschopenka fungovat

Na začátek je vhodné zopakovat, že se novinky týkají jen dočasných pracovních neschopností. Pro jiné formy pracovní neschopnosti budou stávající postupy. Jak je to tedy ale s novými neschopenkami např. při nemoci? Pokud se zaměstnanec dostaví k lékaři a ten uzná, že je práce neschopný, od nového roku bude vystavovat tři formuláře, tzv. tři díly eNeschopenky.

Prvním dílem eNeschopenky je formulář “Hlášení o vzniku dočasné pracovní neschopnosti”, který lékař elektronicky zašle příslušné okresní správě sociálního zabezpečení. Současně s tím zaměstnanci (=pacientovi) vytiskne druhý díl eNeschopenky “Průkaz práce neschopného pojištěnce”. Zaměstnanec ho nikam neodnáší, slouží pro záznamy kontrol ze strany ošetřujícího lékaře a OSSZ a pro vyznačení potvrzení trvání pracovní neschopnosti a jejího ukončení.

Stejně jako dnes však musí zaměstnanec svému zaměstnavateli oznámit, že u něj nastala překážka v práci. Ať už e-mailem, nebo telefonicky. Ideální je si tento postup stanovit ve vnitropodnikové směrnici, protože nově nebude zaměstnanec předkládat žádné potvrzení o tom, že je nemocný.

Třetí díl eNeschopenky, Hlášení o ukončení dočasné pracovní neschopnosti, lékař vystaví až ve chvíli, kdy je pracovní neschopnost ukončena. I v tomto případě ji elektronicky posílá OSSZ. Pokud není pracovní neschopnost ukončena v prvních 14 dnech, má lékař povinnost o jejím dalším trvání informovat OSSZ a vše zaznamenat do Průkazu práce neschopného pojištěnce. Pro zaměstnavatele už ale žádné potvrzení vystavovat nebude.

Jaké jsou výhody pro zaměstnavatele

Pro zaměstnavatele je výhoda eNeschopenek zřejmá. Díky elektronickému podání bude mít vždy okamžitý přehled o pracovní neschopnosti svého zaměstnance, především o tom, kdy pracovní neschopnost začíná a kdy končí. Tyto informace může od OSSZ získat dvěma způsoby:

• budťo si nechá zasílat informační sdělení do datové schránky,
• nebo se k nim dostane prostřednictvím ePortálu ČSSZ.

Musí o to však včas (bude to možné od prosince) elektronicky zažádat přímo na ePortálu ČSSZ.

Z jednotlivých hlášení eNeschopenky se pak vždy dozví potřebné informace z jejího 1. dílu (jméno, příjmení, datum narození zaměstnance a datum vzniku pracovní neschopnosti) a 3. dílu (potvrzení o délce trvání pracovní neschopnosti a datu ukončení).

Výplata dávek a s ní spojené povinnosti

Pokud je zaměstnanec v pracovní neschopnosti v době dlouhé maximálně 14 dní, pro zaměstnavatele se z hlediska výplaty dávek nic nemění – i nadále mu poskytuje náhradu mzdy. Od 15. dne nemoci pak dávky hradí OSSZ. V takových případech pozor, zaměstnavatel má totiž nově povinnost správu sociálního zabezpečení informovat o způsobu platby. Udělat to musí elektronicky prostřednictvím formuláře “Příloha k žádosti o dávku”, ve které je třeba uvést i bankovní účet, na který zaměstnanci vyplácí mzdu.

Tedy alespoň v případě, kdy je mzda zaměstnanci běžně vyplácena převodem na účet. Nemocenské pojištění se bude zaměstnanci vyplácet stejným způsobem, jakým je mu vyplácena mzda, plat či odměna (pokud zaměstnanec nezažádá o jiný způsob výplaty).

Pokud zaměstnavatel vyplácí mzdu v hotovosti, musí určit způsob výplaty a informovat o něm OSSZ sám zaměstnanec. Stejně je tomu tak i v případě, kdy je mu mzda vyplácena na bankovní účet v zahraničí.

eNeschopenka a OSVČ

Novinka se netýká pouze zaměstnanců a zaměstnavatelů. Zasáhne také osoby samostatně výdělečně činné. Tedy alespoň v případě, pokud jsou plátci dobrovolného nemocenského pojištění a mají tak nárok na nemocenské dávky. I OSVČ obdrží od svého lékaře Průkaz dočasně práce neschopného jedince, který jim bude sloužit především k prokázání údajů o době trvání a ukončení nemoci a pro případnou kontrolu ze strany OSSZ.

Změny v účetních programech

Většina poskytovatelů český programů pro účetnictví a vedení mezd již oznámila, že pro informace z eNeschopenek zřídí nové nebo rozšíří stávající funkce svého systému. Zaměstnavatelé by měli mít možnost informace nahrát buďto z XML souboru, který jim ČSSZ pošle do datové schránky, nebo přes VREP kanál z elektronického portálu ČSSZ. Následné využití dat a funkcí bude samozřejmě záviset na konkrétním účetním programu a také na jeho komunikaci s ePortálem ČSSZ.