Účetnictví v cloudu: Ano nebo ne?

Mít data uložená ve vzdáleném, tvz. cloudovém úložišti a díky tomu k nim mít přístup kdykoli a odkudkoli, kde je možnost připojení k internetu, je už několik let běžnou záležitostí. Pro účetnictví to v Česku ale tak úplně neplatí. Proč tomu tak je? A je to dobře, nebo špatně?

Rychlá synchronizace, okamžitý přístup

Výhody cloudových úložišť jsou celkem jasně dané a platí i pro účetnictví v cloudu. K takto uloženým datům se dokážete dostat kdykoli a odkudkoli. Můžete být zrovna na jednání s klientem, na služební cestě nebo doma. Pro práci s daty nebo jejich prohlížení nemusíte sedět u počítače ve své kanceláři. Podstatou ovšem není samotné úložiště, ale především software s ním spojený. Často se jedná o tzv. SaaS – Software as a Service, tedy software poskytovaný jako služba.

Co si pod ním představit? Takový software většinou není nainstalovaný ve vašem počítači, ale přistupujete k němu přes webový prohlížeč nebo jinou aplikaci. Připojit se k němu můžete takřka z jakéhokoli zařízení. Zároveň byste měli mít jistotu technické podpory a také toho, že v každé chvíli používáte tu nejvíce aktuální verzi programu. Do softwaru v cloudu může v jedné chvíli vstupovat více uživatelů a pracovat zde zároveň.

Omezený přístup do programu můžete navíc dát i svým klientům. Ti si tak mohou nejen prohlížet účetní sestavy, ale například zde vystavovat faktury, které se automaticky synchronizují se zbytkem účetnictví, nebo do úložiště nahrávat účetní doklady v digitální podobě.

Jak je to s bezpečností?

Klíčovou otázkou je samozřejmě zabezpečení dat. Předávání dat třetím stranám do online úložišť bývá pro některé organizace častým strašákem. Pravdou je, že společnosti nabízející profesionální software jsou na případné hackerské nebo jiné útoky mnohem lépe připraveni než vy. Nehledě na to, že účetnictví v papírové podobě, ale i na serveru může v případě neštěstí shořet nebo být jinak zničeno. Data v cloudu jsou na rozdíl od toho uložena v několika kopiích na několika různých zabezpečených serverovnách. I kdyby byla jedna z nich srovnána se zemí, stále existují další zálohy dat. Mnohem důležitějším je tak pořádné zabezpečení přístupu do samotného programu, např. přes mobilní telefon nebo notebook, pokud by došlo k jejich ztrátě nebo krádeži.

Další obavou bývá práce s daty při výpadku internetu. Zde znovu záleží na poskytovateli služby, který by měl umožnit v programu pracovat i offline. Data se následně synchronizují poté, co se opět připojíte k síti.

Česko? Jen polovičatá řešení

Alespoň nějaké cloudové řešení v současnosti podle průzkumu Komory certifikovaných účetních v Česku aktivně využívá 29 % účetních. Na plné čáře jinak stále vede připojení ke vzdálené ploše. Proč tomu tak je, když výše zmíněné výhody jasně hovoří pro využívání účetnictví v cloudu?

Jedním z důvodů je to, že podobné softwarové řešení na českém trhu prostě chybí. Dnes v nabídce sice najdete několik cloudových programů, jako je třeba iDoklad, Fakturoid nebo mPOHODA. Ty ale mohou sloužit pouze drobným podnikatelům a často pouze pro vystavování faktur a evidenci nákladů. O komplexním vedení účetnictví v cloudu rozhodně nemůže být řeč. Vypadá to jakoby čeští vývojáři v této oblasti zaspali dobu. Tak jednoduché to ale přece jen není.

Zkostnatělá legislativa

Pohybujeme se tu totiž v začarovaném kruhu. Účetní i klienti by možná chtěli cloudové služby využívat, ale vývojáři jim je nenabídnou, protože pro plně digitalizované účetnictví není v české legislativě místo. Pokud byste vaše účetnictví měli plně digitalizované a nevedli fyzické kopie daňových dokladů, asi byste brzy narazili na daňovou správu. Čeští úředníci se papíru a tužky drží zuby nehty a k novým technologiím přistupují většinou nedůvěřivě. Jak by také ne, když podpora v zákonech chybí a legislativa je v tomto ohledu mnohokrát spíš matoucí – především co se náležitostí dokladu v elektronické podobě týče.

Zní pro vás možnost vést účetnictví v cloudu lákavě? Vypadá to, že bez podpory ze strany státu a nové legislativy si o něm můžete ještě nějaký ten pátek nechat jen zdát.